E-mails versturen vanuit info@domein: dit zijn je 3 opties
Veel bedrijven werken met een gedeeld e-mailadres zoals info@domein, klachten@domein en de gebruiker@domein. Logisch ook — het oogt professioneel en zorgt ervoor dat communicatie niet aan één persoon hangt.
Maar in de praktijk gaat het daar vaak mis: mails worden ineens verstuurd vanaf een persoonlijk adres, of iemand vergeet het juiste afzenderadres te kiezen.
Gelukkig zijn er drie manieren om dit goed in te richten in Outlook. Hieronder leggen we ze uit, inclusief de voor- en nadelen.
“Kom in contact met ons voor een directe oplossing”
Ik kan niet mailen vanuit de gedeelde mailbox
Om te voorkomen dat Outlook standaard uw persoonlijke e-mailadres gebruikt bij het beantwoorden van e-mails uit een gedeelde mailbox, moet u in het ‘Van’-veld handmatig het gedeelde e-mailadres (bijv. [email protected]) selecteren. Als u dit niet doet, wordt uw eigen adres getoond.
Om in de toekomst automatisch vanaf het juiste adres te antwoorden, moet het gedeelde postvak vaak als een extra account in uw Outlook-profiel worden toegevoegd, mits u de juiste ‘Verzenden als’-machtigingen heeft.
De eerste keer dat u dit doet, moet u het gedeelde e-mailadres handmatig typen, daarna zal het in de vervolgkeuzelijst verschijnen.
“Volg deze stappen om het zelf in te kunnen stellen.“
De van- afzender instellen
Je kunt Outlook ook zo instellen dat jou info@domein beschikbaar is als afzender bij het opstellen van een mail.
Deze kun je direct selecteren als je boven in het mail venster op je mail-adres klikt. In het menu kun je dan het juiste verzend adres kiezen.
Voordelen hiervan zijn:
Nadelen:
“Dit werkt goed, maar vraagt wel wat discipline.”
Automatisch via een Outlook-regel
Dit is de optie die wij het meest gebruiken — en ook het meest aanraden.
Met een outlook regel kun je instellen dat uitgaande mails automatisch namens info@domein worden verzonden.
Voordelen van een outlook regel:
“Je hoeft er niet meer over na te denken, en dat scheelt fouten én tijd.”
Conclusie:
Welke optie het beste past, hangt vooral af van hoe je met e-mail werkt.
Als je af en toe vanuit een gedeelde mailbox mailt en er bewust op let, is mailen vanuit de gedeelde mailbox vaak al voldoende.
Werk je met meerdere afzenders en wil je wat meer flexibiliteit, dan is het instellen van een standaard afzender een logische stap.
Wil je het echter echt goed en foutloos geregeld hebben — zonder dat iemand er telkens aan hoeft te denken — dan is werken met een Outlook-regel de meest betrouwbare oplossing.
Die zorgt ervoor dat mails automatisch via het juiste adres worden verstuurd.
